Secretariado de Compliance
Apoio administrativo especializado que sustenta a função de conformidade e produz evidência auditável.
O que é o Secretariado de Compliance
A conformidade não se demonstra apenas com boas práticas: demonstra-se com registos. O Secretariado de Compliance é o serviço que organiza, mantém e disponibiliza toda a evidência documental da função — o «dossier de conformidade» que distingue uma organização preparada de uma organização exposta numa inspecção ou auditoria.
Liberta o Responsável pela Conformidade das tarefas administrativas, garantindo que nada se perde, que os prazos são cumpridos e que a evidência está pronta a apresentar a qualquer momento.
O que fazemos
Gestão documental e evidência
Organização do dossier de conformidade por âmbito: políticas, procedimentos, registos, formulários e provas de execução, com controlo de versões.
Calendário regulatório e prazos
Mapa de obrigações datadas (relatórios, renovações, formações, revisões) com alertas atempados, evitando incumprimentos por esquecimento.
Actas e registos do órgão de compliance
Elaboração de actas, registos de decisões e acompanhamento de pontos pendentes.
Apoio ao canal de denúncia
Gestão administrativa da recepção, registo e tramitação das comunicações, salvaguardando a confidencialidade e os prazos legais.
Preparação de reportes
Apoio na preparação de comunicações às autoridades (CNPD, CNCS, MENAC, supervisores), reunindo a informação necessária.
Organização de auditorias
Preparação da documentação e da agenda para auditorias internas e externas, e seguimento dos planos de remediação.
Porquê externalizar
Para uma estrutura unipessoal ou de pequena dimensão, manter um secretariado de conformidade interno é desproporcionado. A externalização assegura método, continuidade e imparcialidade, a um custo previsível, e transforma a evidência num activo permanente da organização.
Entregáveis
| Entregável | Periodicidade |
|---|---|
| Dossier de conformidade actualizado | Contínuo |
| Calendário de obrigações e alertas | Mensal |
| Relatório de pendências e prazos | Mensal |
| Pasta de evidência para auditoria | A pedido |